RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

RENSTRA BIRO UMUM TAIUN 2018-2023

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.         LATAR BELAKANG

Penyusunan dan penetapan RENSTRA-Perangkat Daerah sebagaimana diatur dalam UU 25/ 2004 merupakan bagian dari proses penyusunan dan penetapan Rencana Pembangunan Jangka Menengah,sedangkan untuk sistematika penyusunan RENSTRA Perangkat Daerah mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tata Cara Perencanaan,Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah,Tata Cara Evaluasi Rancangan Perda Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah,Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah,dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah,pada Pasal 111 yang mencakup:

1. Pendahuluan;

2. Gambaran pelayanan Perangkat Daerah;

3. Permasalahan dan lsu-isu Strategis Perangkat Daerah;

4. Tujuan dan Sasaran;

5. Strategi dan Arah Kebijakan;

6. Rencana program dan kegiatan serta pendanaan;

7. Kinerja Penyelenggaraan Bidang Urusan; dan

8. Penutup.

Sebagai salah satu perangkat daerah, Biro Umum Setda Provinsi Papua berkewajiban untuk menyiapkan Rencana Strategis sebagai acuan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang menjadi tugas dan fungsinya dalam jangka waktu lima tahunan.Kewajiban ini selain sebagai bentuk implementasi untuk melaksanakan amanat peraturan perundangan juga didasarkan atas kebutuhan dalam rangka pelaksanaan Pembangunan Biro Umum Untuk 5 (lima) tahun mendatang.

Dipindai dengan CamScanner

RENSTRA BIRO UMUM TAIIUN 2018-2023

1.2.            LANDASAN HUKUM

RENSTRA Biro Umum Setda Provinsi Papua Tahun 2018-2023 disusun dengan berlandaskan pada peraturan perundang-undangan sebagai berikut:

1.        Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 164,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4421);

2.        Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);

3.        Undang-undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2005-2025 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4700);

4.        Peraturan Presiden Nomor 02 Tahun 2015 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2015-2019;

5.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 86 Tahun 2017 tentang Tata Cara Perencanaan,Pengendalian dan Evaluasi Pembangunan Daerah, Tata Cara Evaluasi Rancangan Perda Tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, Serta Tata Cara Perubahan Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah, Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, dan Rencana Kerja Pemerintah Daerah;

Dipindai dengan CamScanner

1.3.         MAKSUD DAN TUJUAN

1.3.1. Maksud

Penerapan perencanaan strategis adalah merupakan wujud ketaatan para penyelenggara negara terhadap keselarasan dalam pelaksanaan pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan. Akan menjadi sesuatu yang sulit dan mustahil untuk dicapai apabila para penyelenggara negara tidak optimal dalam melakukan perencanaan sementara lingkungan strategis yang turut mendukung keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya senantiasa dinamis dan selalu berkembang.Penyusunan Renstra Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi

Papua Tahun 2018-2023 dimaksudkan untuk menjadi acuan dan pedoman dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan selama periode tahun 2018-2023 sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya

1.3.2. Tujuan

Perencanaan strategis memiliki peran penting sebagai guidance (panduan) bagi organisasi dalam mencapai tujuannya, sehingga diharapkan terciptanya kesesuaian antara program dan kegiatan yang telah dirumuskan terhadap hasil yang dicapai oleh organisasi. Apabila telah tercipta keselarasan antara tujuan yang ingin dicapai dengan realisasi capaian yang telah diraih, maka hal ini akan berdampak langsung terhadap efektivitas dan efisiensi tatakelola penyelenggaraan pemerintahan baik dalam hal perencanaan program/kegiatan maupun perencanaan penganggarannya

Referensi teoritis menyebutkan bahwa setidaknya terdapat beberapa manfaat dalam penerapan perencanaan strategis (John. M. Bryson, 2000:12) yakni:

a. Mengembangkan kemampuan berfikir strategis;

b. Memperjelas arah masa depan;

c. Melatih kemampuan menciptakan prioritas;

d. Membuat keputusan sekarang dengan mengingat konsekuensi masa depan;

e. Mengembangkan landasan yang koheren dan kokoh bagi pembuatan keputusan;

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

f.Menangani keadaan yang berubah dengan cepat secara efektif,dan

g.     Membangun kerja kelompok dan keahlian.

Tujuan penyusunan Renstra Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Papua Tahun 2018-2023 adalah sebagai berikut:

1. Menetapkan tujuan, sasaran, strategi dan kebijakan Biro Umum dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsinya selama periode tahun 2018 -2023;

2. Menetapkan program dan indikasi kegiatan dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Biro Umum selama periode tahun 2018-2023;

3. Memberikan acuan dan pedoman dalam penyusunan Renja Biro Umum; serta

4. Memberikan dasar dalam pengendalian dan evaluasi rencana program pembangunan Biro umum baik tahunan maupun lima tahunan.

1.4.          SISTEMATIKA PENULISAN

Rencana Strategis Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (RENSTRA Biro Umum Setda Provinsi Papua disusun melalui sistematika sebagai berikut.

Bab l.

BAB II.

BAB III.

Pendahuluan, menjelaskan tentang latar belakang, landasan hukum, maksud dan tujuan dan sistematika penulisan.

Gambaran Pelayanan Biro Umum menguraikan tentang tugas,fungsi dan struktur organisasi,sumber daya, kinerja pelayanan serta tantangan dan peluang pengembangan pelayanan Biro Umum

Permasalahan dan Isu-lsu Strategis

mengidentifikasikan permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi pelayanan Biro Umum,telaahan visi, misi dan program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih, telaahan serta penentuan isu-isu strategis

BABIV.

Tujuan dan Sasaran, berisi tujuan dan sasaran jangka menengah Biro Umum

BABV.

Strategi dan Arah Kebijakan, berisi strategi dan arah kebijakan Biro Umum dalam lima tahun mendatang.

RENSTRA BIRO UMUM 1AHUN 2018-2023

BAB VI.                Rencana Program dan Kegiatan serta Pendanaan, mengemukakan

rencana program dan kegiatan, indikator kinerja, kelompok sasaran dan

pendanaan indikatif.

BAB VII.

Kinerja Penyelenggaraan Bidang Urusan,mengemukakan indikator kinerja

Biro Umum yang akan dicapai dalam lima tahun mendatang sebagai

komitmen untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran RPJMD Provinsi

Papua Tahun 2018-2023

BAB VIII.Penutup, berisi ringkasan RENSTRA serta langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam mengimplementasikan RENSTRA Biro Umum

Dipindai dengan CamScanner

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

BAB II

GAMBARAN UMUM PELAYANAN PERANGKAT DAERAH

2.1. TUGAS POKOK, FUNGSI, DAN STRUKTUR ORGANISASI

2.1.1. Tugas Pokok dan Fungsi

Sebagaimana yang termuat dalam Peraturan Gubernur Papua Nomor 32 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Papua dalam Pasal 29 disebutkan bahwa :"Biro Umum mempunyai tugas pokok merumuskan pembinaan ketatausahaan umum, kearsipan, melaksanakan urusan rumah tangga dan administrasi keuangan Staf Ahli.

Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, pada Pasal 29 dijelaskan Biro Umum mempunyai fungsi :

1. Penyiapan bahan perumusan pembinaan tata usaha umum,tata usaha Staf Ahli;.

2.Pelaksanaan urusan tata usaha umum, tata usaha Staf Ahli, urusan rumah tangga,dan pengelolaan kearsipan;

3. Pelaksanaan administrasi keuangan staf ahli,dan

4.Pelaksanaan ketatausahaan.

Sebagai pendukung/penjabar an tahunan dari rencana strategis Biro Umum Setda Provinsi Papua menyusun Rencana Kerja tahun 2017. Rencana Kerj ini merupakan tolak ukur/target program/kegiatan yang harus dicapai dalam kurun waktu lima tahun.

2.1.2. Struktur Organisasi

Dalam Peraturan Gubernur Papua Nomor 32 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Papua, pada pasal 31 Susunan Organisasi Biro Umum Setda Provinsi Papua adalah sebagai berikut:

1. Bagian Tata Usaha Umum,terdiri atas:

a. Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan;

b. Sub Bagian Tata Persuratan dan Ekspedisi,dan

c. Sub Bagian Tata Usaha Biro

2. Bagian Rumah Tangga, terdiri atas:

a. Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan;

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

b. Sub Bagian Urusan Dalam, dan

c. Sub Bagian Tata Usaha Staf Ahli

3. Bagian Perlengkapan Sekretariat Daerah, terdiri atas:

a. Sub Bagian Sarana dan Prasarana;

b. Sub Bagian Kendaraan, dan

c. Sub Bagian Perencanaan Kebutuhan Sekretariat Daerah

2.1.3. Uraian Tugas

Peraturan Gubernur Papua tentang Uraian Tugas dan Fungsi Sekretariat Daerah disebutkan bahwa Tugas dan Fungsi bagian-bagian pada Biro Umum Setda Provinsi Papua adalah:

1. Bagian Tata Usaha Umum

a. Tugas Pokok

Menyiapkan bahan perumusan kebijakan, pembinaan,koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan ketatausahaan Pimpinan Daerah, tata usaha persuratan dan ekspedisi serta pengelolaan ketatausahaan biro.

b. Fungsi

Untuk menyelenggarakan tugas Pokok< Bagian Tata Usaha Umum mempunyai fungsi:

1). Penyusunan rencana kerja bagian;

2). Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyelengaraan layanan ketatausahaan Pimpinan Daerah, serta tata usaha persuratan dan ekspedisi Sekretariat Daerah;

3). Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan ketatausahaan Pimpinan Daerah, serta tat usaha persuratan dan ekspedisi Sekretariat Daerah;

4). Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyelenggaraan layanan ketatausahaan Pimpinan Daerah, serta tata usaha persuratan dan ekspedisi Sekretariat Daerah;

5).Penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan ketatausahaan Pimpinan Daerah,serta tata usaha persuratan dan ekspedisi;

6). Pengelolaan ketatausahaana biro;

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2 023

7).Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi bagian,dan

8). Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum terkait dengan tugas dan fungsinya.

c. Bagian Tata Usaha Umum, terdiri dari:

1). Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan

Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan mempunyai tugas:

a).Melaksanaan penyusunan rencana kerja sub bagian;

b).Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan ketatausahaan Pimpinan;

c). Melaksanaakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan ketatausahaan Pimpinan;

d).Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dalam                      rangka penyelenggaraan layan ketatausahaan Pimpinan;

e). Melaksanakan administrasi tata usaha Pimpinan;

f). Melaksanakan penyiapan dan pencatatan surat masuk dan keluar;

g). Melaksanakan pengendalian pengarahan surat surat masuk dan surat keluar,

h).Melaksanakan pengaturan pengelolaan surat masuk dan keluar yang ditandatangani Pimpinan;

i). Melaksanakan pengelolaan tertib administrasi di bidang ketatausahaan Pimpinan;

j). Melaksanakan penyiapan bahan dalam rangka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan ketatausahaan Pimpinan;

k). Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data yang berkenaan dengan penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan Pimpinan;

1). Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian,dan

m).Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Umum.

RENSTRA BIRO UMUM T:AHUN 2018-2023

2). Sub Bagian Tata Persuratan dan Ekspedisi

Sub Bagian Tata Persuratan dan Ekspedisi mempunyai tugas:

a). Melaksanakan penyusunan renana kerja Sub Bagian;

b). Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan tata usaha persuratan dan ekspedisi;

c). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan tata usaha persuratan dan ekspedisi;

Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dalam rangka penyelenggaraan layanan tata usaha persuaratan dan ekspedisi;

e). Melaksanakan penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan konsep petunjuk pelaksanaan, dan standar opersional prosedur berkenaan dengan pengelolaan sur at dan ekspedisi;

f). Melakukan penatausahaan dan pengelolaan surat dan ekspedisi;

g). Melakukan penyiapan penataan surat dan ekspedisi;

h).Melakukan koordinasi dengan Perangkat Daerah dalam pengelolaan persuaratan sesuai ketentuan yang berlaku;

i). Melaksanakan penyiapan bahan dalam rangka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan tata usaha persuratan dan ekspedisi;

Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data yang berkenaan dengan penyelenggar aan layanan tata usaha persuratan dan ekspedisi;

k). Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian,dan

l). Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Umum.

3).Sub Bagian Tata Usaha Biro

Sub Bagian Tata Usaha Biro mempunyai tugas:

a). Melaksanakan penyusunan rencana kerja Sub Bagian;

b). Melaksanakan penyiapan bahan dan perumusan konsep kebijakan teknis yang berkenaan dengan penyelenggaraan ketatausahaan Biro;

REN STRA BIRO UMUM TAIIUN 2018-2023

c). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan penyelenggaraan ketatausahaan Biro;

d).Melaksanakan penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan pedoman umum,petunjuk pelaksanaan, dan standar opersional prosedur berkenaan dengan penyelenggaraan ketataussahaan Biro;;

e). Melaksanakan pengoordinasian penyusunan dokumen perencanaan Biro meliputi Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja(Renja)/Rencana Kinerja Tahunan (RKT), dan Perjanjian Kinerja (PK) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

f). Melaksanakan pengoordinasian dan pengadministrasian usulan RKA/RKPA dan DPA/DPPA dari unit-unit kerja di lingkup Biro;

g). Melaksanakan pengoordinasi penyiapan bahan dengan unit-unit kerja di lingkup Biro dan penyusunan dokumen pelaporan Biro meliputi Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKIP), Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan                    Daerah   (LPPD),  Laporan  Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Gubernur, Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Akhir Masa Jabatan (LKPJ AMJ)Gubernur, Evaluasi Kinerja dan keuangan triwulan atas pelaksanaan program dan kegiatan Biro,dan laporan kedinasan lainnya;

h). Melaksanakan pembinaan penatausahaan keuangan Biro;

i). Menatausahakan pengelolaan keuangan Biro sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

j). Menyiapkan bahan dan menyusun laporan keuangan Biro sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

k). Melaksanakan pengelolaan administrasikepegawaian;

1). Melaksanakan pengelolaan urusan rumah tangga dan perlengkapan Biro;

m). Melaksanakan pengelolaan surat masukn dan surat keluar lingkup Biro;

n). Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data yang berkenaan dengan penyelenggaraan ketatausahaan Biro;

0). Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian,dan

p). Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Umum.

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

2. Bagian Rumah Tangga

a. Tugas Pokok

Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan, pembinaan, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan kerumahtanggaan

b. Fungsi

Untuk menyelenggarakan tugas, bagian rumah tangga mempunyai fungsi:

1). Penyusunan rencana kerja Bagian;

2). Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan kerumahtanggaan;

3). Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan kerumahtanggaan;

4).            Pelaksanaan koordinasi dalam rangka penyelenggaraan layanan kerumahtanggaan;

5). Penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan kerumahtanggaan;

6). Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelapaoran pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian,dan

7). Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum terkait dengan tugas dan fungsinya.

c. Bagian Rumah Tangga, terdiri dari:

1) Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan

Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan mempunyai tugas:

a). Melaksanakan penyusunan rencana kerja Sub Bagian;

b). Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan rumah tangga Pimpinan;

c). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layananrumah tangga Pimpinan;

d)..Melaksanakan          penyiapan bahan koordinasi              dalam              rangka penyelenggaraan layanan rumah tangga Pimpinan;

e). Melaksanakan penatausahaan rumah tangga Pimpinan;

f). Melaksanakan penyiapan kebutuhan rumah tangga Pimpinan;

RENSTRA BIRO UMUM TAIUN 2018-2023

g). Melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan rumah jabatan Pimpinan;

h). Melaksanakan penyiapan dan penataan perlengkapan rumah tangga Pimpinan;

i). Melaksanakan pengaturan tata tertib tamu Pimpinan;

j). Melaksanakan penyiapan tempat, konsumsi, dan perlengkapan rapat Pimpinan;

k). Melaksanakan penyiapan jadwal, tata tertib pertemuan, rapat Pimpinan;

m). Melaksanakan penatausahaan keuangan Pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

n). Melaksanakan pelayanan kebutuhan keuangan Pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

0). Melaksanakan penyiapan bahan dalam rangka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan rumah tangga Pimpinan;

p).Melaksanakan pengumpulan,pengolahan, dan penyajian data yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan rumah tangga Pimpinan;

q). Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian,dan

r). Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga.

2) Sub Bagian Urusan Dalam

Sub Bagian Urusan Dalam mempunyai tugas:

a). Melaksanakan penyusunan rencana kerja Sub Bagian;

b). Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan urusan dalam Sekretariat Daerah;

c). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan urusan dalam Sekretariat Daerah;

d). Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dalam rangka penyelenggaraan layanan urusan dalam Sekretariat Daerah;

e). Melaksanakan pemeliharaan peralatan dan perlengkapan ruangan kantor serta pemeliharaan instalasi peralatan pemadam kebakaran di lingkungan Sekretariat Daerah;

12

RENSTRA BIRO UMUM TAIUN 2018-2023

f). Melaksanakan pengaturan pemeliharaan kebersihan halaman kantor, ruangan kantor, sound system,gedung-gedung beserta kelengkapan lainnya di lingkungan Sekretariat Daerah;

g). Melaksanakan pengaturan dan pemeliharaan tempat rapat-rapat dan pertemuan lainnya termasuk penyediaan konsumsi sesuai kebutuhan;

h). Melaksanakan pengorganisasian kegiatan keamanan kantor serta membantu penanggulangan bahaya kebakaran di lingkungan Sekretariat Daerah;

i). Melaksanakan penyiapan bahan dalam rangka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan urusan dalam Sekretariat Daerah;

j). Melaksanakan pengumpulan,pengolahan, dan penyajian data yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan urusan daiam Sekretariat Daerah;

k).Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian, dan

l). Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga.

3) Sub Bagian Tata Usaha Staf Ahli

Sub Bagian Tata Usaha Staf Ahli mempunyai tugas:

a). Melaksanakan penyusunan rencana kerja Sub Bagian;

b). Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan ketatausahaan staf ahli;

c). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan layanan ketatausahaan staf ahli;

d).   Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dalam                      rangka penyelemnggaraan layanan ketatausahaan staf ahli;

e). Melaksanakan layanan administrasi tata usaha staf ahli;

f).Melaksanakan penyiapan dan pencatatan surat masuk dan keluar;

g).Melaksanakan pengendalian pengarahan surat masuk dan surat keluar;

h). Melaksanakan penyelenggaraan pengelolaan tertib administrasi di Bidang ketatausahaan staf ahli;

RLENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

i). Melaksanakan penyiapan bahan dalam rangka pemantuan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan ketatausahaan staf ahli;

Melaksanakanpengumpulan, pengolahan, dan penyajian data yang berkenaan dengan penyelenggaraan layanan ketatausahaan staf ahli;

k). Melaksanakan, monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian,dan

1). Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga.

3. Bagian Perlengkapan Sekretariat Daerah

a. Tugas Pokok

Bagian Perlengkapan Sekretariat Daerah mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan, pembinaan, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang berkenaan dengan pengelolaan sarana dan prasarana, pengelolaan kendaraan,dan penyusunan rencana kebutuhan lingkup Sekretariat Daerah.

b. Fungsi

Untuk menyelenggarakan tugas, bagian perlengkapan Sekretariat Daerah mempunyai fungsi:

1). Penyusunan rencana kerja Bagian;

2).Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka pengelolaan sarana dan prasarana, pengelolaan kendaraan, dan penyusunan rencana kebutuhan lingkup Sekretariat Daerah;

3). Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka pengelolaan sarana dan prasarana, pengelolaan kendaraan, dan penyusunan rencana kebutuhan lingkup Sekretariat Daerah;

4). Pelaksanaan koordinasi dalam rangka pengelolaan sarana dan prasarana, pengelolaan kendaraan, dan penyusunan rencana kebutuhan lingkup Sekretariat Daerah;

5).Penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka pembinaan di bidang;

6).Pengelolaan ketatausahaan Bagian;

RENSTRA BIRO UMUM TAIUN 2018-2023

7).Pelaksanaan monitoring,evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi Bagian, dan

8). Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum terkait dengan tugas dan fungsinya.

c. Bagian Perlengkapan Sekretariat Daerah,terdiri dari :

1). Sub Bagian Sarana dan Prasarana

Sub Bagian Sarana dan Prasarana mempunyai tugas:

a).Melaksanakan penyusunan rencana kerja Sub Bagian;

b). Melaksanakana penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka pengelolaan sarana dan prasarana lingkup Sekretariat Daerah;

c). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka pengelolaan sarana dan prasarana lingkup Sekretariat Daerah;

d).Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dalam rangka pengelolaan sarana dan prasarana lingkup Sekretariat Daerah;

e). Melaksanakan koordinasi pengadaan sarana dan prasarana lingkup Sekretariat Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

f). Melaksanakan pengelolaan sarana dan prasarana lingkup Sekretariat Daerah;

g).Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan sarana ddan prasarana lingkup Sekretariat Daerah;

h). Melaksanakan penyiapan bahan dalam rangka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan pengelolaan sarana dan prasarana lingkup Sekretariat Daerah;

Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data yang berkenaan dengan pengelolaan sarana dan prasarana lingkup Sekretariat Daerah;

j).Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian, dan

k). Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Perlengkapan Sekretariat Daerah.

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

2). Sub Bagian Kendaraan

Sub Bagian Kendaraan mempunyai tugas:

a). Melaksanakan penyusunan rencana kerja Sub Bagian;

b). Melaksanakan p[enyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka pengelolaan kendaraan lingkup Sekretariat Daerah;

c). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka pengelolaan kendaraan lingkup Sekretariat Daerah;

d).Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dalam rangka pengelolaan kendaraan lingkup Sekretariat Daerah;

e).Melaksanakan pengelolaan administrasi, invetarisasi, pemeliharaan dan perbaikan kendaaan dinas di lingkup Sekretariat Daerah;

f). Melaksanakan pengurusan surat-surat kelengkapan kendaraan dinas di lingkungan Sekretariat Daerah;

g). Melaksanakan penyelenggaraan pelyanan terhadap penggunaan kendar aan dinas di lingkungan Skretriat Daerah;

h). Melaksanakan pembinaan teknis terhadap para pengemudi kendaraan dinas di lingkungan Sekretariat Daerah;

i). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan pengelolaan kendaraan lingkup Sekretariat Daerah;

Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data yang berkenaan dengan pengelolaan kendaraan lingkup Sekretariat Daerah;

k). Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Sub Bagian, dan

l). Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Perlengkapan Sekretariat Daerah.

3). Sub Bagian Perencanaan Kebutuhan Setda

Sub Bagian Perencanaan Kebutuhan mempunyai tugas:

a).Melaksanakan penyusunan rencana kerja Sub Bagian;

b). Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dalam rangka penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan Sekretariat Daerah;

Dipindai dengan CamScanner

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

c). Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan teknis dalam rangka penyusunan 「encana kebutuhan perlengkapan Sekretariat Daerah;

d). Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dalam rangka penyusunan 「encana kebutuhan perlengkapan Sekretariat Daerah;

e)· Melaksanakan pengumpulan bahan dalam rangka penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan Sekretariat Daerah;

f). Melaksanakan analisis kebutuhan perlengkapan Sekretariat Daerah;

g). Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan Sekretariat Daerah;

h). Melaksanakan penyiapan bahan dalam rangka pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan teknis yang berkenaan dengan penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan Sekretariat Daerah;

Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data yang berkenaan dengan penyusunan rencana kebutuhan perlengkapan Sekretariat Daerah;

j).Melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tuga Sub Bagian, dan

k). Melaksanakan tugaskedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Bagian Perlengkapan Sekretariat Dae ah.

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

A. Bagan Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Papua

Berdasarkan Peraturan Gube nur Papua Nomor 32 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Papua Bagain Struktur Organisasi Biro Umum Sekretarjat Daerah Provinsi Papua dapat dilihat pada bagan sebagai berikut:

2.2 SUMBER DAYA PERANGKAT DAERAH

2.2.1.   Sumber Daya Manusia

Daftar Nominatif Pegawai Negeri Sipil pada Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Papua per bulan Januari 2018 jumlah Pegawai Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Papua adalah 233 orang, dengan perincian sebagai berikut:

1. Menurut Golongan/Pangkat, terdiri dai:

Golongan IV/E : 1 Orang

Golongan IV/D:3 Orang

Golongan IV/C : 4 Orang

Golongan IV/B : 7 Orang

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

Golongan IV/A: 5 Orang

Golongan II/D :13 Orang

Golongan III/C :23 Orang

Golongan III/B :30 Orang

Golongan III/A :26 Orang

Golongan II/D : 6 Orang

Golongan II/C :23 Orang

Golongan II/B :10 Orang

Golongan II/A :62 Orang

Golongan I/D :-

Golongan I/C        :14 Orang

Golongan I/B        :-

Golongan V/A       : 6 Orang

2. Menurut Latar Belakang Pendidikan, terdiri dari:

-           Sekolah Dasar (SD)

: 9 Orang

- Sekolah Menengah Pertama (SMP): 18 Orang

Sekolah Menengah Atas (SMA)   :111 Orang

Diploma Ill (Sarjana Muda)

Sarjana (S1)

Pasca Sarjana (S2)

: 3 Orang

: 76 Orang

:16 Orang

3. Menurut Pendidikan Jenjang Kepangkatan, terdiri dari:

Pendidikan dan Pelatihan Pimpinan Tingkat Il: 1 Orang

Pendidikan dan Pelatihan Pimpinan Tingkat lll          :3 Orang

Pendidikan dan Pelatihan Pimpinan Tingkat IV         :18 Orang

2.2.2. Sarana dan Prasarana

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

Dipindai dengan CamScanner

Dipindai dengan CamScanner

RENSTRA BIRO UMUM TAHUN 2018-2023

23

Dipindai dengan CamScanner

R EASIRI BIRO U MUM T:1HUN2018-2023

2.3   KINERJA PELAYANAN PERANGKAT DAERAH

Bagian ini menunjukkan tingkat capaian kinerja SKPD berdasarkan sasaran/target Renstra SKPD periode sebelumnya, untu kurusan wajib, dan/atau indikator kinerja pelayanan SKPD dan/atau indikator lainnya atau indikator yang telah diratifikasi oleh pemerintah. Biro Umum sesuai dengan tugas dan Fungsi, Tatacara Penyusunan, Pengendalian,Dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Sebagai unit pendukung (supporting unit) pada Sekretariat Daerah sesuai program prioritas pembangunan yang telah dijabarkan dari Visi dan Misi Gubernur dan Wakil Gubernur, Biro Umum melaksanakan kebijakan pelayanan administrasi umum pemrintahan, antara lain : pelayanan pimpinan, pelayanan kesekretariatan dan beberapa program urusan yang berkaitan dengan Misi ke-3 yaitu Penguatan Tata Kelola Pemerintahan yang baik. Sebagaimana termuat dalam Tabel T-C.23 dan T-C.24 di bawah ini

24

Dipindai dengan CamScanner

Tabel T.C.23

Pencapaian Kinerja Pelayanan Biro Umum

Setda Provinsi Papua

Tabel T-C.24

ANGGARAN DAN REALISASI PENDANAAN PELAYANAN

BIRO UMUM SETDA PROVINSI PAPUA

Dipindai dengan Camscanner

2.4 TANTANGAN DAN PELUANG PENGEMBANGAN PELAYANAN

PERANGKAT DAERAH

Tantangan dan peluang merupakan faktor eksternal yang akan mempengaruhi organisasi dalam mewujudkan tujuan yang hendak dicapainya. Biro umum sebagai unit pendukung pelayanan pimpinan dan kesekretariatan kedepannya akan menghadapi tantangan yang cukup berat dalam memberikan dukungan terhadap kesuksesan tugas-tugas kepala daerah dan wakil kepala daerah. Selain itu, tantangan juga akan datang dari aspek pelayanan publik yang semakin menuntut standar pelayanan prima. Sehingga faktor kualitas SDM dan Sarana dan Prasarana menjadi dua aspek yang harus diperhatikan.

Peluang yang ada kedepannya cukup memberikan kesempatan bagi organisasi untuk terus berkembang. Pemanfaatan teknologi maju dalam pelayanan publik adalah salah satu peluang yang mesti dir espon oleh Biro Umum, karena perubahan zaman yang begitu masif ini menultut organisasi untuk bergerak cepat, mudah dan transparan. Selain itu, peluang juga terlhat pada aspek pengembangan manajemen SDM. Arah pembangunan Provinsi Papua pada periode RPJMD Tahun 2018-2023 menuntut peningkatan daya saing daerah, maka organisasi telah mesti mempersiapkan diri dengan meningkatkan kapasitas SDM yang dimilikinya sejak mulai dari sekarang.

Faktor-faktor kunci keberhasilan (Critical Succes Factors)merupakanfaktor yang sangat penting kunci keberhasilan tersebut menjadi landasan organisasi dalam menetapkan tujuan, sasaran dan aktivitaskegiatan, sehingga lebih menghemat waktu, biaya dan tenaga.Untuk menentukan faktor-faktor penentu keberhasilan ini melaluitahap-tahap yang harus dilakukan sebagai berikut:

Refleksi Or ganisasi

Refeksi organisasi adalah tindakan yang dlakukan untukmendapatkan Analsis Lingkungan Intemal(ALI) dan Analisa Lingkungan Extemal(ALE).Untuk itu Bro Umum pertu mengetahui kondisi-kondsi elemen intemal organisasi yang sifatnya controllable (dapat dikuasai) yang berguna untuk mengetahui faktor kekuatandan kelemahan organisasi serta mengenal kondisi-kondsi elemen extemalorganisasi yang sifatnya uncontrollable(yang relatif kurang dikuasai) yangberguna untuk mengetahui faktor peluang dan ancaman denganmenggunakan pendekatan analisis Strengths (kekuatan),

Dipindai dengan CamScanner

Weaknesses (kelemahan) Opportunities (peluang), danThreats(ancaman) (SWOT)Analisis SWOT ini dimaksudkan untuk menentukan tinkat urgensi dan dampak potensial serta skala priortasnya.Dengan pencermatan (scanning) terhadap lingkungan organisasi dapat diidentifikasi kekuatan,kelemahan, peluang dan ancaman Biro Umum seperti sebagai berikut:

KEKUATAN (Strengths):

1. Jumlah pegawai yang memadai

2. Sebagai SKPD di lingkungan sekretariat

3. Uraian tugas yang jelas

4. Tersedianya sarana dan prasarana

5. Adanya pedoman dan juknis

6. Kesadaran akan tupoksi masing-masing

KELEMAHAN (Weaknesses):

1. Kualitas SDM kurang di bidang teknis

2. Keterbatasan alokasi anggaran dalam penyelenggara pemerntah

3. Masih kurangnya pemanfaatan IPTEK

PELUANG (Opportunities)

a. Cukup banyak anggaran belanja langsung dan tidak langsung.

b. Cukup banyak kegiatan belanja modal

c. Pengembangan pemanfaatan lptek

d. Adanya kebijakan pemerintah

e. Adanya prioritas pembangunan di bidang penyelenggara pemerintah yang diarahkan pada upaya peningkatan.

ANCAMAN (Threats)

1. Tingginya tuntutan pelayanan prima di bidang administrasi umum

2. Tingginya tingkat beban kerja aparatur

Dipindai dengan CamScanner

BAB Ill

PERMASALAHAN DAN ISU-ISU STRATEGIS

PERANGKAT DAERAH

3.1. IDENTIFIKASI           PERMASALAHAN      BERDASARKAN         TUGAS      DAN    FUNGSI PELAYANAN PERANGKAT DAERAH

Identifikasi permasalahan yang dihadapi Biro Umum dalam menjalankan tugas dan fungsinya dapat diu aikan sebagai berikut:

1. Aspek Pelayanan Publik

Kualitas pelayanan publik menjadi sorotan seiring tingginya tuntutan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan publik yang terbaik dari pemerintah. Biro Umum harus segera merespon tuntutan tersebut dengan memperbaiki standar pelayanan yang ada berikut SOP, SDM dan fasilitas pelayanannya. Kondisi yang ada saat ini menunjukan masih rendahnya kualitas pelayanan publik dilihat dari SOP yang belum maksimal diterapkan, aparatur pelayanan juga belum memberikan pelayanan yang profesional, ramah dan transparan, serta fasilitias pelayanan yang juga masih belum memenuhi kriteria atau standar pelayanan prima.Faktor lain yang mempengaruhi rendahnya kualitas pelayanan adalah masih lemahnya control terhadap implementasi standar pelayanan, sehingga belum terlihat konsistensi dalam memberikan pelayanan yang ramah cepat dan akuntabel.

2. Aspek Sumber Daya Manusia.

Dari segi kualitas SDM yang tersedia tidak sebanding dengan beban tugas Biro Umum yang cukup bsar dan luasnya 「uang lingkup pekerjaan. Dari segi jumlah SDM yang dimiliki cukup banyak namun pada beberapa kompetensi yang sangat dibutuhkan justru terjadi kekurangan. Luasnya lingkup pekerjaan Biro Umum menuntut tersedianya tenaga-tenaga yang memiliki kemampuan atau skill khusus seperti tenaga keprotokolan, pembawa acara,penyanyi,pemusik, sopir,teknisi dan lain-lain.Rendahnya kualitas SDM sangat dipengaruhi oleh budaya kerja yang lamban, tidak ramah dan tidak transparan akibat da'i tidak konsisten menerapkan reward Selain itu juga dipengaruhi oleh terbatasnya kewenangan and punishment. Biro Umum dalam pengelolaan PNS.

29

Dipindai dengan CamScanner

REN.STR A IIRO UMUM TAIU N 2018-2023

3. Aspek Sarana dan Prasarana

etersediaan sarana dan prasafana yang dimiliki Biro Umum terbatas dari segi jumlah dan kualitas. Seperti ketersediaan. Fasilitas ruang rapat dan convention hall yang terbatas dan masih belum memenuhi standar pelayanan yang prima.Permasalahan juga muncul dari segi pemeliharaan sarana dan prasarana tersebut karena terbatasnya dana pendukung.Selain itu organisasi belum dapat menerapkan manajemen mutu dan mana jemenl ogistik yang baik serta keterbatasan kewenangan dalam pembangunan fisik

Maka dengan ini BiroUmum Setda'Provinsi Papua sesuai dengan bidang dan tugasnya dapat memberikan pelayanan yang prima agar dapat memberikan kontribusi bagi Pemerintah Daerah dalam mewujudkan Good govermance sesuai dengan visi dan misi Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah.

Tabel T-B.35

Pemetaan Permasalahan Untuk Penentuan Prioritas dan

Sasaran Pembangunan Daerah

3.2. TELAAHAN VISI, MISI DAN PROGRAM KEPALA DAERAH DAN WAKIL KEPALA DAERAH TERPILIH

Memperhatikan dan mempertimbangkan Visi dan Misi Pemerintah Provinsi Papua Tahun 2018-2023 “Papua Bangkit,Mandiri,Sejahtera yang Berkeadilan", dan Misi Ketiga "Penguatan Tata Kelola Pemerintahan Yang Baiak", Maka program yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Biro Umum adalah program peningkatan kualitas pelayanan administrasi umum.

Dalam rangka pencapaian program di atas, maka peta strategi dan scope kebijakan Biro umum dapat difokuskan pada aspek Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana

30

Dipindai dengan CamScanner